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Nuestra Historia
Política de tratamiento de datos personales
1. POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
Teniendo en cuenta que la misión AUTO ROBLE LTDA. es comercializar, reparar y mantener vehículos y repuestos marca Toyota en los departamentos de Córdoba y Sucre con altos estándares de calidad, empleando la filosofía Kaizen y la política Justo a tiempo para todos sus clientes, a fin de garantizar la productividad y cumplimiento en sus procesos, lo hace responsable del tratamiento de datos personales obtenidos en desarrollo de su objeto social y funciones comerciales.
Por lo anterior, y ante la necesidad de asegurar una adecuada y eficiente gestión corporativa, en ejercicio de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, AUTO ROBLE LTDA. se permite establecer una política de tratamiento de datos personales, buscando garantizar la protección de los derechos fundamentales en su tratamiento, especialmente de sus clientes, como principales beneficiarios de los servicios ofrecidos por el concesionario.
2. IDENTIFICACIÓN
DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Los principios y disposiciones contenidas en la presente política serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento, debiendo ser aplicada por los empleados, contratistas, aliados estratégicos y practicantes de AUTO ROBLE LTDA., así como de todos aquellos que actúen como encargados de datos personales cuyo responsable sea AUTO ROBLE LTDA.
La presente política aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al responsable del tratamiento o encargado del tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
4. NATURALEZA DE LOS REGISTROS Y DATOS RECOPILADOS AUTO ROBLE LTDA.
En desarrollo de sus competencias, recolecta información de distinto orden a través de todos sus canales oficiales de atención (escrito, presencial, telefónico y virtual), durante las 24 horas del día, los 7 días de la semana de lunes a domingo incluido los días festivos, garantizando la atención de conformidad con la demanda. Así mismo, recolecta información a través de programas y/o campañas comerciales dirigidas a los clientes, datos de Página 11 de 18 los empleados y colaboradores AUTO ROBLE LTDA., así como de proveedores, aliados estratégicos, contratistas, entre otros.
5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
La recolección y tratamiento de los datos personales por parte AUTO ROBLE LTDA. tiene como finalidades las siguientes:
5.1. Misión
- Garantizar la calidad del servicio ofrecidos a nuestros clientes, a través del seguimiento a la posventa. Ofrecer productos y servicios de TOYOTA.
- Utilizar los datos personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos de la marca TOYOTA.
- Contar con información que permita identificar a las personas interesadas del sector automotriz en la comercialización de automotores y sus partes.
- Responder a las regulaciones del gobierno en relación con la fuente e intercambio de información.
- Cumplir la Circular 100-000016 de 2020, de la superintendencia de sociedades, en lo referente a la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, en el marco de SAGRILAFT.
- Medición de calidad e impacto de los servicios ofrecidos a la población objeto interesada en nuestra marca, medir niveles de satisfacción, realizar encuestas, ejecutar campañas de fidelización.
- Promover el registro, uso adecuado, administración y veracidad de la información recolectada en los diferentes programas y campañas de promoción de la marca, enviar invitaciones a eventos.
- Cumplimiento de los contratos de servicios celebrados con clientes.
- Contactar a los clientes para realizar recordatorios sobre mantenimientos y de vencimientos de garantías, así como para informarles sobre los causales que podrían llevar a la pérdida de cobertura.
- Comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de bienes y servicios de la marca TOYOTA.
5.2. Recurso Humano
- Desarrollar los distintos procedimientos de la Gestión del Talento Humano tales como: Planes y programas para el Desarrollo del Talento Humano, provisión y vinculación de personal, grupo de situaciones administrativas de retiro, nómina, programas de promoción y prevención de seguridad en el trabajo. Página 12 de 18
5.3. Proveedores y Contratistas
- Conformar y mantener actualizado el banco de proveedores, colaboradores y aliados estratégicos de AUTO ROBLE LTDA.
- Gestionar el cumplimiento de las obligaciones financieras, fiscales y tributarias a cargo AUTO ROBLE LTDA.
5.4. Seguridad en instalaciones
- El Tratamiento se realizará para la vigilancia, control de acceso y seguridad de las personas, bienes muebles e instalaciones de AUTO ROBLE LTDA.
6. TRATAMIENTO DATOS SENSIBLES
Para los propósitos de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Dada la relevancia de alguna información para establecer focalizaciones, como puede ser la relacionada con nivel educativo, nivel socioeconómico, pertenencia a grupos políticos, étnicos o indígenas, estado financiero, entre otros que pueden ser considerados datos sensibles, AUTO ROBLE LTDA. garantizará que el tratamiento de esta información se realizará buscando establecer mecanismos que mejoren sus procesos de atención y en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015.
7. DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Por regla general, AUTO ROBLE LTDA. no usa, ni almacena, o realiza tratamiento alguno sobre datos personales de menores de edad, salvo que fuere estrictamente necesario. Sin embargo, en caso de que por algún motivo se llegare a recopilar datos de menores de edad, AUTO ROBLE LTDA. garantizará que en el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se asegure el respeto de sus derechos fundamentales y prevalentes, así como que esta información solo será utilizada respondiendo a su interés superior, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo7º de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015.
8. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la Ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
9. AUTORIZACION DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, el titular de los datos personales debe dar su autorización previa, expresa e informada para su tratamiento, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. En el caso de los niños, niñas y adolescentes, la autorización de tratamiento la dará su representante legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. No será necesaria la autorización para el tratamiento del titular de los datos personales en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
10. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de la información cuentan con los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AUTO ROBLE LTDA. en su condición de encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros, ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a AUTO ROBLE LTDA., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, caso en el cual no sería necesaria.
c) Ser informado por AUTO ROBLE LTDA., previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
10.1. Responsable de la atención, consultas y reclamos
El responsable para la recepción de consultas y reclamos relacionados con los datos personales del Titular, es la GERENCIA DE POSTVENTA, ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos para conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización. Lo anterior, lo puede hacer a través de cualquiera de los canales de atención provistos por AUTO ROBLE LTDA. para tal fin.
10.2. Canales de atención, consultas y reclamos
Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
11 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCION DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Los derechos de los titulares señalados en el numeral 14 de la presente política, podrán ser ejercidos ante AUTO ROBLE LTDA. por las siguientes personas:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
De acuerdo con lo previsto en la normativa vigente aplicable, para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de los datos, las personas anteriormente señaladas podrán hacer uso ante AUTO ROBLE LTDA. de los siguientes mecanismos:
11.1. Consultas
a) Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar o solicitar corrección, actualización o supresión de la información personal del Titular que repose en AUTO ROBLE LTDA., quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
b) Las consultas se formularán al correo electrónico contactenos@autoroble.com.co o en escrito dirigido a la Cra 2 No. 45-327, Gerencia de Postventa, de la sede principal de AUTO ROBLE LTDA. en la ciudad de Montería, o a la Gerencia de la sucursal de AUTO ROBLE LTDA., ubicada en Cra 25 No. 25-189 AV. Okala, de la ciudad de Sincelejo.
c) La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.2. Reclamos
Los Titulares o sus causahabientes cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante AUTO ROBLE LTDA. como responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulará a través del correo electrónico contactenos@autoroble.com.co o en escrito dirigido a la Cra 2 No. 45-327, Gerencia de Postventa, sede principal de AUTO ROBLE LTDA. en la ciudad de Montería, o a la Gerencia de la sucursal de AUTO ROBLE LTDA. en la ciudad de Sincelejo, los cuales se pueden consultar a través del portal web de AUTO ROBLE LTDA. https://autoroble.com.co, que deberá contener la identificación y nombres del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
b) Si el reclamo resulta incompleto, AUTO ROBLE LTDA. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
c) Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Y se notificará al solicitante que la petición no pudo atender por no respuesta al requerimiento previo.
d) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
e) Una vez recibido el reclamo completo, AUTO ROBLE LTDA. registrara dentro de la herramienta tecnológica la petición para dar trámite, e incluirá en la misma, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
f) El término máximo para atender el reclamo por parte AUTO ROBLE LTDA. será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible responder en dicho término, AUTO ROBLE LTDA. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, AUTO ROBLE LTDA. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para conocer la Política de Seguridad y privacidad de la Información de AUTO ROBLE LTDA., puede acceder a la página web https://autoroble.com.co
13 TRASFERENCIA, TRANSMISION E INTERCAMBIO DE INFORMACION CON TERCEROS
AUTO ROBLE LTDA., exclusivamente para el desarrollo de sus funciones comerciales, podrá transmitir a las partes interesadas, datos personales que haya recolectado y tenga bajo su custodia, quienes suscribirán un contrato de transmisión de datos o un compromiso de confidencialidad en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Eventualmente, AUTO ROBLE LTDA. en aplicación de los principios de coordinación y colaboración armónica establecidos en la Constitución Política, intercambiará información que contenga datos personales con las entidades públicas que así lo soliciten y hagan uso de la misma para el cumplimiento de sus funciones legales, para lo cual AUTO ROBLE LTDA. suscribirá acuerdos en los cuales se garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones de uso, sin que sea necesario la autorización del titular de acuerdo al literal a) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
14 VIGENCIA Y AVISO DE CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su expedición, y deroga todas aquellas que le sean contrarias. Se divulgará a través del portal web corporativo, y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia. Cuando se cumplan estas condiciones, AUTO ROBLE LTDA. informará a los titulares de los datos personales, sus causahabientes o representantes, las nuevas medidas dictadas sobre la materia, antes de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.
MONTERÍA
PBX +57 (604) 789 0083
contactenos@autoroble.com.co
Cra 2 No. 45-327
SINCELEJO
PBX +57 (605) 276 5443
contactenos@autoroble.com.co
Cra 25 No. 25-189 AV. Okala
